Sistema Interno de Información

I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y CANAL DE DENUNCIAS

En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley 2/2023”), ACTIBIOS DISTRIBUCIONS, S.L. (en adelante, “ACTIBIOS” o “la empresa”) hace constar que cuenta con un Sistema Interno de Información, siendo la empresa la responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto por la legislación vigente en este ámbito. Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad de ACTIBIOS, y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de actividades u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo, ACTIBIOS cuenta con una persona Responsable del Sistema Interno de Información de la empresa (RSII). A estos efectos, ACTIBIOS ha nombrado como tal a la persona que ocupa el cargo de Director general de la empresa. Las informaciones sobre infracciones relativas a los ámbitos señalados en el párrafo anterior pueden hacerse llegar a la persona RSII por cualquiera de las siguientes vías del canal de denuncias (como Canal Interno de Información):

• A través del FORMULARIO establecido a tal efecto.
• A la dirección de correo electrónico: canaldenuncias@actibios.com
• Por escrito enviado a la dirección postal: Carrer Coneixement, 7-13, Illa A3.1, Centre de negocis Gavà Park, 08850 Gavà (Barcelona), a la atención de la persona RSII de ACTIBIOS.
• Mediante escrito entregado a la persona RSII.

Las personas informantes podrán solicitar, también, reunión presencial con la persona RSII, que deberá tener lugar en un plazo máximo de siete días.

Las informaciones comunicadas verbalmente a través de reunión presencial con la persona RSII deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:

1. Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.

   En este caso, se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos o RGPD).

2. A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona RSII.

   Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

El Sistema Interno de Información de ACTIBIOS cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023, esto es:

• Permite que las personas a quienes aplica la Ley 2/2023 puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
• Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de la empresa, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
• Cuenta con un Protocolo del Sistema Interno de Información, de uso del Canal Interno de Información y de actuación de la persona Responsable del Sistema Interno de Información, que establece garantías para la protección de las personas informantes, esencialmente:
  • Justificante de recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
  • Plazo máximo ordinario de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
  • Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
  • Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
  • Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona RSII.
  • Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
  • Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ACTIBIOS tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparados por la Ley 2/2023, como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras que procedan.

La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley 2/2023. Si la comunicación contuviera datos de carácter especial, estos solo se tratarán cuando resulte estrictamente necesario para la adopción de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, de conformidad con la legislación vigente, y en estos casos la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será el indispensable, por cuanto sin estos no se puede cumplir con los objetivos y obligaciones que estipula la Ley 2/2023.

Asimismo, se informa de que estos datos personales podrán ser tratados por el personal autorizado para ello únicamente cuando resulte necesario para la investigación de incumplimientos de la normativa interna de la empresa, infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras, o bien por la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Asimismo, los datos personales podrán ser comunicados a terceros en caso de obligación legal, y podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a las autoridades administrativas competentes en el marco de dicha investigación.

Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En caso de que fuera oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante todo el plazo que dure la aplicación de estas medidas. Por otra parte, en el supuesto de que fuera necesario iniciar la tramitación de procedimientos sancionadores o penales, los datos se conservarán durante todo el plazo que dure el procedimiento sancionador o penal.

En cualquier caso, si la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados no se adoptase en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, salvo aquellos que sea estrictamente necesario que se conserven bloqueados con la finalidad de mantener evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información de la empresa de conformidad con la Ley 2/2023.

También serán suprimidos aquellos datos personales que revelen conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, así como aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial correspondiente.

Finalmente, se hace constar que, en cualquier momento, la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, la limitación de su tratamiento, u oponerse al mismo, así como el derecho a la portabilidad de los datos, dirigiéndose perfectamente identificada con la referencia Protección de Datos a la dirección postal: Carrer Coneixement, 7-13, Illa A3.1, Centre de Negocis Gavà Park, 08850 - Gavà - BARCELONA, o a la dirección electrónica protecciondedatos@actibios.com. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en la C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- NO REPRESALIA

ACTIBIOS se compromete expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia, contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.

IV.- EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN

De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información, y siempre que ésta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano administrativo competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley 2/2023.